logo

/

Periodicals

/

Archives

Use of Archives and Personal Data Protection

Author(s):Janez Kopač
Co-author(s):Jure Volčjak (odg. ur.), Eva Blumauer (lekt.), Alenka Hren (prev.), Wolfgang Zitta (prev.), Bruno Figliuolo (prev.), Tina Arh (foto.)
Leto:2012
Publisher(s):Arhivsko društvo Slovenije, Ljubljana
Source(s):Arhivi, 2012, št. 1
Language(s):slovenščina
Type(s) of material:text
Keywords:osebni podatki, občutljivi osebni podatki, informacije javnega značaja, posredovanje, obdelava arhivskega gradiva, roki za dostopnost, zloraba osebnih podatkov, sankcije, načelo anonimizacije, zakonodaja, personal data, sensitive personal data, public information, providing access to archives, processing of archives, periods of restricted access, misuse of personal data, sanctions, principle of anonymization, legislation
Rights:
CC license

This work by Janez Kopač is licensed under Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 International

Files (1)
Name:arhivi_2012_1.pdf
Size:10.97MB
Format:application/pdf
Permanent link:https://hdl.handle.net/11686/file9792
Open
Download
Description

The article points out the need for extreme caution when processing and providing access to archives that contain personaldata. The author presents the Slovenian legislation for this field which tends to be rather complicated and at times alsounharmonized. He stresses the need for the signing of the statement by which the users agree not to misuse personal dataincluded in the archives, especially sensitive personal data, or else be held criminally responsible. The legislation prevents suchmisuse by implementing the principle of data anonymization. Since it is impossible to follow this principle when providingarchives for research and publishing as this would entail the forging of the archives, it is necessary to anonymize researchresults. Also described in the article are some of the issues that the Slovenian archives are faced with when providing access toarchives that contain personal data.

Metadata (12)
  • identifierhttps://hdl.handle.net/11686/20624
    • title
      • Uporaba arhivskega gradiva in varstvo osebnih podatkov
      • Use of Archives and Personal Data Protection
      • Benutzung von Archivalien und Datenschutz
    • creator
      • Janez Kopač
    • contributor
      • Jure Volčjak (odg. ur.)
      • Eva Blumauer (lekt.)
      • Alenka Hren (prev.)
      • Wolfgang Zitta (prev.)
      • Bruno Figliuolo (prev.)
      • Tina Arh (foto.)
    • subject
      • osebni podatki
      • občutljivi osebni podatki
      • informacije javnega značaja
      • posredovanje
      • obdelava arhivskega gradiva
      • roki za dostopnost
      • zloraba osebnih podatkov
      • sankcije
      • načelo anonimizacije
      • zakonodaja
      • personal data
      • sensitive personal data
      • public information
      • providing access to archives
      • processing of archives
      • periods of restricted access
      • misuse of personal data
      • sanctions
      • principle of anonymization
      • legislation
    • description
      • Prispevek opozarja na potrebo po izjemni previdnosti pri posredovanju in obdelavi arhivskega gradiva, ki vsebuje osebne podatke. Predstavljena je slovenska zakonodaja, ki je sicer dokaj zapletena, včasih tudi neusklajena. Poudarjena je zahteva po podpisu izjave, s katero se uporabnik arhivskega gradiva zaveže, da osebnih, še zlasti t. i. občutljivih osebnih podatkov, ki so v arhivskem gradivu, z obdelavo ne bo zlorabil, saj bo v nasprotnem primeru kazensko odgovoren. Zakonodaja zlorabo preprečuje z upoštevanjem načela anonimizacije. Ker je pri posredovanju arhivskega gradiva za raziskovalne in publicistične namene to načelo nemogoče upoštevati, saj bi to pomenilo ponarejanje arhivskega gradiva, morajo biti anonimizirani rezultati raziskav. Predstavljenih je tudi nekaj primerov težav, s katerimi se pri posredovanju arhivskega gradiva, ki vključuje osebne podatke, srečujejo slovenski arhivi.
      • The article points out the need for extreme caution when processing and providing access to archives that contain personaldata. The author presents the Slovenian legislation for this field which tends to be rather complicated and at times alsounharmonized. He stresses the need for the signing of the statement by which the users agree not to misuse personal dataincluded in the archives, especially sensitive personal data, or else be held criminally responsible. The legislation prevents suchmisuse by implementing the principle of data anonymization. Since it is impossible to follow this principle when providingarchives for research and publishing as this would entail the forging of the archives, it is necessary to anonymize researchresults. Also described in the article are some of the issues that the Slovenian archives are faced with when providing access toarchives that contain personal data.
      • So wie Archivalien im Allgemeinen werdenauch Archivalien, die persönliche Daten enthalten,zur Benutzung für historische und sonstigewissenschaftliche Forschungs- und publizistischeZwecke, aber auch für amtliche Zivil- und Verwaltungsverfahrenund sonstige Zwecke weitergegeben.Dabei müssen die Bestimmungen sowohldes Archivrechts als auch des Datenschutzgesetzesbeachtet werden. Insbesondere ist der Grundsatzder Anonymisierung hervorzuheben, der bei derWeitergabe von Archivalien nicht berücksichtigtwerden kann, da dies zu einer Verfälschung führenwürde. Deshalb regelt das Archivrecht dies miteiner Erklärung, die den Benutzer darüber informiert,dass der Missbrauch persönlicher Daten,von denen er in den weitergegebenen ArchivalienKenntnis erhält, nach dem Strafrecht und demDatenschutzgesetz sanktioniert wird. Der Grundsatzder Anonymisierung muss daher bei den Ergebnissendes Studiums solcher Archivalien erfülltwerden. Die wissenschaftlichen als auch publizistischenForschungsergebnisse müssen so weitergeleitetwerden, dass sich aus ihnen keine Schlüssein Bezug auf bestimmte Personen ziehen lassen.Große Vorsicht muss auch bei der Weiterleitungvon Archivalien, die persönliche, insbesondere Diskretionerfordernde persönliche Daten enthalten,an juristische und physische Personen geübt werden,die solche Dokumente zur Regelung vonRechts-, Verwaltungs- und sonstigen Angelegenheiten,möglicherweise auch Unterhaltungsbelangenbenötigen
    • publisher
      • Arhivsko društvo Slovenije
    • date
      • 2012
    • type
      • besedilo
    • language
      • Slovenščina
    • isPartOf
    • rights
      • license: ccByNcNd