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Kontrolirani geslovniki: zakaj jih potrebujemo bolj kot kdaj

Avtor(ji):Zdenka Semlič Rajh
Soavtor(ji):Jure Volčjak (odg. ur.), Barbara Žabota (teh. ur.), Eva Blumauer (lekt.), Alenka Hren (prev.), Wolfgang Zitta (prev.)
Leto:2013
Založnik(i):Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije
Vir(i):Arhivi, 2013, št. 2
Jezik(i):slovenščina
Vrst(e) gradiva:besedilo
Ključne besede:oblikovanje gesel, deskriptorji, tezavri, klasificiranje, indeksiranje, vsebinsko opisovanje, teoretične osnove, creation of headings, descriptors, thesauri, classification, indexing, subject description, theoretical foundations
Avtorske pravice:
CC license

To delo avtorja Zdenka Semlič Rajh je ponujeno pod Creative Commons Priznanje avtorstva-Nekomercialno-Brez predelav 4.0 Mednarodna

Datoteke (1)
Ime:arhivi_2013-2_internet.pdf
Velikost:5.82MB
Format:application/pdf
Stalna povezava:https://hdl.handle.net/11686/file17233
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Opis
Deskriptorji predstavljajo pomembno orodje v procesu oblikovanja objektivnih informacij o arhivskem gradivu, saj je večina sodobnih sistemov za obdelavo informacij zasnovanih na deskriptorskih sistemih, ki imajo ključno vlogo. Kot taki so v uporabi za različne namene v sistemu urejanja, popisovanja in uporabe ohranjenega arhivskega gradiva. Deskriptorji pa predstavljajo tudi pomembno vstopno točko (access point) za poizvedovanje v arhivskih informacijskih sistemih. Predstavljajo izhodišče za razumevanje konteksta pri nadaljnjem poizvedovanju po vsebinah in opisih arhivskega gradiva. Zato morajo uporabniku omogočiti nadaljevanje poizvedovanje v arhivskem informacijskem sistemu. Zato je treba zajeti ustrezno količino informacij o normativni vsebini posameznega deskriptorja, hkrati pa vzpostaviti ustrezne relacije med deskriptorji in popisnimi enotami.
Metapodatki (12)
  • identifikatorhttps://hdl.handle.net/11686/30297
    • naslov
      • Kontrolirani geslovniki: zakaj jih potrebujemo bolj kot kdaj
      • Controlled Vocabularies: Why we need them more than ever?
    • avtor
      • Zdenka Semlič Rajh
    • soavtor
      • Jure Volčjak (odg. ur.)
      • Barbara Žabota (teh. ur.)
      • Eva Blumauer (lekt.)
      • Alenka Hren (prev.)
      • Wolfgang Zitta (prev.)
    • predmet
      • oblikovanje gesel
      • deskriptorji
      • tezavri
      • klasificiranje
      • indeksiranje
      • vsebinsko opisovanje
      • teoretične osnove
      • creation of headings
      • descriptors
      • thesauri
      • classification
      • indexing
      • subject description
      • theoretical foundations
    • opis
      • Deskriptorji predstavljajo pomembno orodje v procesu oblikovanja objektivnih informacij o arhivskem gradivu, saj je večina sodobnih sistemov za obdelavo informacij zasnovanih na deskriptorskih sistemih, ki imajo ključno vlogo. Kot taki so v uporabi za različne namene v sistemu urejanja, popisovanja in uporabe ohranjenega arhivskega gradiva. Deskriptorji pa predstavljajo tudi pomembno vstopno točko (access point) za poizvedovanje v arhivskih informacijskih sistemih. Predstavljajo izhodišče za razumevanje konteksta pri nadaljnjem poizvedovanju po vsebinah in opisih arhivskega gradiva. Zato morajo uporabniku omogočiti nadaljevanje poizvedovanje v arhivskem informacijskem sistemu. Zato je treba zajeti ustrezno količino informacij o normativni vsebini posameznega deskriptorja, hkrati pa vzpostaviti ustrezne relacije med deskriptorji in popisnimi enotami.
      • Descriptors are an important tool in the process of creating objective information on archives because most of the modern information processing systems are based on descriptor systems which play a key role. As such, they serve different purposes in the systems of management, description and use of preserved archives. Descriptors are also an important access point to query archival information systems. They provide a starting point for further understanding of the context when querying the contents and descriptions of archives. Therefore they must enable users to continue their retrieval of information from archival information system. For this purpose, it is necessary to capture a certain amount of information on authority records of each descriptor, and at the same time to establish the appropriate relationships between descriptors and units of description.
      • Schon sehr früh traten auf dem Gebiet der Organisation des Schrift- und Archivguts Bestrebungen der Sicherung eines rascheren Zugriffs auf Dokumente auf einschließlich der Problematik der Stichwortbildung, des Aufbaus verschiedener Thesauri, einer fortschrittlicheren Verwendung der Klassifikationszeichen und auch der Schaffung von Verzeichnissen archivischer Findmittel. Diese Bestrebungen wurden auf verschiedene Weise realisiert, was zur Entwicklung unterschiedlicher Managementsysteme zur Verwaltung der Dokumenteninhalte sowohl in klassischer als auch elektronischer Form führte. Die dabei entstandenen methodologischen Probleme löste jeder selbst, wobei geeignetste Lö- sungen gesucht wurden und jeder ein eigenes System schuf. Diese Systeme reichten jedoch nur zur Sicherung eines rascheren Zugriffs auf das Archivgut bei den klassischen archivischen Informationshilfen, die auf dem Papier erarbeitet wurden. Mit der Einführung neuer Findmitteln, vor allem beim Aufbau wechselseitiger archivischer Datenbanken, ist aber eine solche Vorgehensweise nicht mehr geeignet, geschweige denn wirksam und rational. Aufgrund der reziproken Unvereinbarkeit der lokalen Systeme bedeutet das oft ein Hindernis in der Entwicklung gemeinsamer Systeme. Systeme zur inhaltlichen Kennzeichnung können hinsichtlich Zweck, Ziele und Ausführung in Stichwortregister, Thesauri und Klassifikationen systematisiert werden. Jedes dieser Systeme besitzt eine eigene innere Logik des Aufbaus und der Anwendung. Ihre Bedeutung bei den Inhalten mit Archivwert liegt vor allem in der rationalen Integrierung in ein Managementsystem zur Verwaltung der Ganzheit des Archivguts und damit auch in ein System der fachmännischen Archivarbeit. Stichwortregister, Thesauri und Klassifikationen sind nämlich bei der Ordnung und Vermittlung des Schrift- und Archivguts von entscheidender Bedeutung. Die Rationalisierung auf dem Gebiet der Stichwortbildung, Klassifikation und Schaffung von Systemen zur inhaltlichen Kennzeichnung bei den Inhalten mit Archivwert stellt nur eine der Lösungen zur Behandlung des aufbewahrten Schrift- und Archivguts dar. Eine standardisierte Form der Aufzeichnungen über die Kontexte, in denen sich das Archivgut befindet, stellt die grundlegenden Rahmenbedingungen zur Durchführung dieser Rationalisierung dar. Diese standardisierten Aufzeichnungen wurden in den allgemein anerkannten Archivstandards festgelegt, und zwar im Allgemeinen internationalen Standard zur Verzeichnung von Archivgut (ISAD(G)2), im Internationalen Standard für archivische Normdaten (Körperschaften, Personen, Familien) (ISAAR(CPF2), im Internationalen Standard zur Verzeichnung von Funktionen (ISDF) und im Internationalen Standard für die Verzeichnung von Institutionen mit Archivbeständen (ISDIAH). Die genannten Standards ermöglichen die Schaffung archivischer Informationssysteme auf der Grundlage standardisierter Datenstrukturen. Dabei ist die Abbildung der archivischen Inhalte in standardisierte Datenstrukturen von großer Bedeutung, da nur auf diese Weise ein Datenaustausch möglich ist. Die neuen Methoden der Datenorganisation und damit die Ermöglichung eines rascheren und leichteren Zugangs zu den Inhalten, die aufbewahrt werden, erfordern aber eine Verbindung mit anderen Disziplinen und die Übernahme von Erfahrungen und Leitbildern vor allem aus der Dokumentalistik, Bibliothekswissenschaft, Informatik usw. Insbesondere gilt dies für die Stichwortbildung und für den Aufbau und die Verwendung von Thesauri, wo Erfahrungen auf dem Gebiet der Bibliothekswissenschaft und der Verwaltung von Bedeutung sind, beispielsweise das einheitliche Klassifikationsschema der Organe der Staatsverwaltung. Zweifelsohne kann behauptet werden, dass die Deskriptoren ein wichtiges Werkzeug im Prozess der Gestaltung objektiver Informationen über Archivgut darstellen, basieren doch alle modernen Systeme zur Informationsverarbeitung auf Deskriptorensystemen, die eine entscheidende Rolle spielen. Als solche dienen sie verschiedenen Zwecken im System der Ordnung, Verzeichnung und Benutzung des aufbewahrten Archivguts. Die Deskriptoren stellen aber ungeachtet ihrer Systematisierung auch ein wichtiges Suchkriterium (access point) für die Recherche in den archivischen Informationssystemen dar, somit einen Ausgangspunkt zum Verständnis des Kontextes für die weitere Recherche nach Inhalten und Verzeichnungen des Archivguts. So wie die übrigen Suchkriterien im archivischen Informationssystem müssen auch diese dem Benutzer die Fortsetzung der Recherche (Browsing) sowohl im kontextuellen als auch im deskriptiven Teil des archivischen Informationssystems ermöglichen. Zu diesem Zweck muss eine entsprechende Menge an Informationen über den normativen Inhalt des einzelnen Deskriptors erfasst und gleichzeitig zwischen den Deskriptoren und den Verzeichnungseinheiten entsprechende Verbindungen geschaffen werden, die dann über das Internet als unikate URL wiedergegeben werden. Die Werte der einzelnen Deskriptoren müssen deshalb sowohl inhaltlich als auch vom Standpunkt der Ausarbeitung ihrer Aufzeichnungen im System normiert sein. Eben deshalb wäre es von Vorteil, dass der slowenische Archivdienst mit der Praxis der Übernahme und Einfuhr der Deskriptoren aus vertauenswürdigen externen Quellen und deren Integrierung in das slowenische archivische Informationssystem fortsetzt. Wenn die Einfuhr der Deskriptoren aus externen Quellen nicht möglich oder nicht sinnvoll ist, müssen diese im Einklang mit den Erfordernissen und Anforderungen der Fachstandards im Prozess der Erfassung von Daten zum Archivgut frei indexiert werden. Die Archivare müssen dabei die Regeln der Datenerfassung im Rahmen des jeweiligen Systems berücksichtigen. Die Verbindung zwischen den Deskriptoren selbst oder den Deskriptoren und anderen Entitäten im Informationssystem muss so ausgeführt werden, dass es weder vom inhaltlichen noch vom Standpunkt der Erscheinungsform zu Missverständnissen kommt, und zwar weder in den Prozessen ihrer Erfassung oder Ausführung der Ergänzungen noch in den Prozessen ihrer Verwendung. Dabei bleibt natürlich noch eine ganze Reihe offener Fragen. Das Ziel bei der Einführung eines einheitlichen Deskriptorensystems müsste die Vorbereitung von Leitlinien zur Stichwortbildung und die Schaffung von Thesauri bei den Inhalten mit Archivwert sein, die in der Praxis verwendet werden können, und zwar bei der Verzeichnung von Archivgut mit jeder Software. Da es sehr wahrscheinlich ist, dass sich die Software in Zukunft verändern wird, muss eine solche inhaltliche Verarbeitung sichergestellt werden, die von einer Systemänderung nicht betroffen wäre. Da aber dasselbe System zur Verzeichnung von Archivgut in allen slowenischen öffentlichen Archiven verwendet wird, müssen Ergebnisse auch in der Vereinheitlichung des Systems der Stichwortbildung und in der Schaffung eines gemeinsamen Thesaurus in einer gemeinsamen Datenbank gesucht werden. Im Hinblick auf die relativ beschränkten Erfahrungen in der Archivtheorie und Archivpraxis wird man sich auf die methodologischen Grundsätze der Objektbezeichnung stützen müssen, die von den Bibliothekaren verwendet werden. Dabei kann es aber nicht um eine einfache Übertragung theoretischer und praktischer bibliothekarischer Erkenntnisse gehen, da die Natur des Archiv- und des Bibliotheksguts unterschiedliche Lösungen erfordert. Dies hat sich auch im Vergleich der Bibliotheks- und der Archivstandards zur Verzeichnung von Schriftgut und dessen Urhebern bestätigt. Aufgrund der dauerhaften Natur des Archivguts stellen sich bei der inhaltlichen Verarbeitung Fragen, mit denen sich die Bibliothekswischenschaft nicht auseinaderzusetzen braucht.
    • založnik
      • Glasilo Arhivskega društva in arhivov Slovenije
    • datum
      • 2013
    • tip
      • besedilo
    • jezik
      • Slovenščina
    • jeDelOd
    • pravice
      • licenca: ccByNcNd
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