Deskriptorji predstavljajo pomembno orodje v procesu oblikovanja objektivnih informacij o arhivskem gradivu,
saj je večina sodobnih sistemov za obdelavo informacij zasnovanih na deskriptorskih sistemih, ki imajo
ključno vlogo. Kot taki so v uporabi za različne namene v sistemu urejanja, popisovanja in uporabe ohranjenega
arhivskega gradiva.
Deskriptorji pa predstavljajo tudi pomembno vstopno točko (access point) za poizvedovanje v arhivskih informacijskih
sistemih. Predstavljajo izhodišče za razumevanje konteksta pri nadaljnjem poizvedovanju po vsebinah
in opisih arhivskega gradiva. Zato morajo uporabniku omogočiti nadaljevanje poizvedovanje v arhivskem informacijskem
sistemu. Zato je treba zajeti ustrezno količino informacij o normativni vsebini posameznega deskriptorja,
hkrati pa vzpostaviti ustrezne relacije med deskriptorji in popisnimi enotami.