Veliko količino dokumentarnega gradiva je možno učinkovito obvladati le z ustrezno programsko opremo.
Na ministrstvu smo se odločili za postopnost obvladovanja dokumentarnega gradiva. Najprej se bomo lotili
vprašanja stalne zbirke dokumentarnega gradiva. Opisan je eden od pristopov vzpostavljanja elektronske stalne
zbirke dokumentarnega gradiva (elektronskega gradiva) in kreiranje baze znanja. Pristop je primeren za večje
organizacije, vendar lahko na podoben način pristopimo tudi v manjših, s tem da lahko nekatere faze v postopku
združujemo.